Aujourd’hui, nous allons vous parler de la plateforme de digitalisation d’événements : Make An Event. Elle a été réalisée à la suite d’un même besoin exprimé par les organisateurs d’événements, celui de permettre à des personnes ne pouvant se déplacer physiquement à un événement, de pouvoir y participer.
Ainsi est née cette solution SaaS permettant aux organisateurs d’avoir un outil accessible pour mettre en ligne leurs événements facilement et mieux encore, de permettre de les rendre hybride.
De (très) nombreuses fonctionnalités !
Côté organisateur, que permet Make An Event ?
- Une interface personnalisable avec modification des couleurs du thème, modification des images de background des principales pages et choix des formulations des différents menus pour pouvoir s’adapter à chaque particularité.
- La possibilité pour chaque exposant/partenaire d’avoir une page dédiée personnalisable avec ses images, ses documents téléchargeables, ses liens externes, ses réseaux sociaux, une interface de visioconférence pour échanger directement avec les visiteurs et une interface de live-streaming pour que les visiteurs soient intégrés à l’event.
- La possibilité pour les organisateurs d’ordonnancer les “stands“ des exposants dans des “halls“ pour une exploration facilité des visiteurs.
- Un onglet conférences qui permet à chaque exposant de proposer une présentation interactive (chat) en directe à une date et heure données. Et de fournir la rediffusion vidéo pour les visiteurs occupés à sillonner la plateforme au moment du directe.
- Une partie “forum“ pour les échanges publics avec les exposants pour poser les questions que tout le monde se pose (ou pas).
- Une architecture hiérarchisée avec des distributeurs, des organisateurs, des exposants et des agents, parce qu’un événement ne se créer pas seul.
- Un module de paiement, pour la billetterie optionnelle.
- Un système de préinscription pour faciliter l’arrivée sur l’événement des visiteurs comme des exposants.
- Des modules d’accès pour limiter l’accès à certaines parties de l’événement à certains groupes d’utilisateurs.
- Des fonctionnalités hybrides (réelles et numériques), comme la génération des badges PDF des visiteurs, agents et exposants avec QR Code intégré. Et la possibilité de filtrer les entrées aux activités pour les visiteurs inscrits.
Côté visiteur, qu’est-ce que l’on peut faire ?
- Visiter ! Parcourir les halls et les forums, s’inscrire aux conférences, s’arrêter aux stands, prendre contact avec un conseiller (via un chat individuel ou une visio), échanger ses cartes de visites et découvrir tout ce que proposent les exposants.
Une plateforme technique
D’un point de vue technique, Make An Event est un projet qui a demandé de relever un certain nombre de défis en s’appuyant sur les technologies de ces dernières années pour permettre à la plateforme de voir le jour.
Nous nous sommes appuyés sur le Framework PHP Symfony : qui est largement reconnu comme performant et fiable. De même, au niveau de la base de données, nous avons choisi d’utiliser l’indéboulonnable MySQL.
Pour la partie front, nous avons optés pour la très complète librairie Bootstrap utilisé dans la partie back-office. Le visuel visiteur étant très designé et devant être parfaitement responsive (compatible smartphones, tablettes, ordinateurs), nous avons retenu une intégration manuelle permettant également un allégement de notre plateforme.
Voici une aperçu des difficultés techniques que nous avons dû solutionner :
- Utilisation d’un hébergement multi-sites pour permettre à chaque événement d’avoir son propre nom de domaine et d’accéder à Make An Event en marque blanche. Nous nous appuyons sur 2 fournisseurs français : Clevercloud & Symfony Cloud, qui permettent d’avoir des serveurs scalables. C’est-à-dire dire qu’ils s’adaptant à l’affluence de visiteurs ; parfait pour ce type de plateforme !
- Le cloisonnement des données. Make An Event est une unique plateforme SaaS qui accueille de multiples événements, il est donc impératif de sécuriser fortement l’accès aux données via un système développé spécifiquement pour la plateforme.
- L’import et l’export de chaque donnée. Toutes les données que doit entrer un organisateur pour créer la version digitale de son événement sont susceptibles d’être entrées une à une à la main ou bien d’être importées via des fichiers CSV (Excel). Cette fonctionnalité permet de mettre sur pied extrêmement rapidement un event via Make An Event.
- Des connexions API à des CRM comme Zoho pour par exemple exporter les visiteurs et les prospects rencontrés en ligne ou en physique.
- Des statistiques de passage, d’échange, d’entrée et de consultation.
- La mise en place d’un module de création de formulaires dynamiques, pour personnaliser les informations d’inscription.
- L’intégration de pages web externes pour impliquer les développeurs des exposants et leur permettre de présenter et proposer leurs outils en directs.
- Une interface de présentation 3D pour visualiser des objets, produits ou prototype en trois dimensions et bientôt en réalité augmentée !
- Un système complet de messagerie pour échanger avec n’importe quelle personne rencontrée sur un salon en physique comme en virtuel.
Une plateforme en constante évolution
Make An Event continue d’évoluer, nous implémentons régulièrement de nouvelles fonctionnalités.
Si vous souhaitez en savoir plus sur nos fonctionnalités ou nos compétences techniques, nous serons ravis pouvoir échanger avec vous !